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公务员实务(三)办会

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假如让你组织一次会议,你认为会议的基本流程和重点是什么?追问:如果会议的预算超了,你怎么办?【答题要点】习近平总书记强调:
 假如让你组织一次会议,你认为会议的基本流程和重点是什么?

追问:如果会议的预算超了,你怎么办?

【答题要点】

习近平总书记强调:改进文风,必须改进会风,要做到短、实、新。李源潮同志也说:“一个好的会议要在短、实、新三个方面下功夫”。筹备组织一个会议,总体策略和要求为:准备充分,组织严密,服务周到,确保安全。

会议一般按照会前、会中、会后三个阶段进行,基本流程为:

会前:确定会议主题与议题;确定会议名称;确定会议规模与规格;明确会议组织机构; 明确会议所需设备和工具;确定会议时间与会期;确定与会者名单;选择会议地点;安排会议议程和日程;制发会议通知;安排食住行;准备会议文件材料;制作会议证件;制订会议经费预算方案;布置会场;会场检查。

会中:报到及接待工作;组织签到;做好会议记录;做好会议值班保卫工作;编写会议简报或快报;做好会议值班保卫工作;做好会议保密工作;做好后勤保障工作。

会后:安排与会人员离会;撰写会议纪要;会议的宣传报道;会议文书的立卷归档;催办与反馈工作;会议总结。

根据不同阶段的工作特点,三个阶段的工作重点也各有不同,分别应注意以下内容:

会前阶段,首先要决定会议是否召开,规模大小和人数多少,凡是可开可不开的,就按照精简会议、提高效率的原则,坚决不开,杜绝“文山会海”。对于必须召开的重要会议,要重点注意人、财、物三方面的准备,具体有:集体决策,明确主题;做好充分的会前准备组织工作,安排好会议的议程,确定与会人员和会场;制订经费预算方案;准备材料,制发会议通知,并布置会场。

会中阶段,要重点做好会议的组织工作,确保会议按方案顺利进行;做好突发事件的应急处置预案;做好会议的安全保卫工作;重要会议要依法做好会议组织管理及会议文件的保密工作。

会后阶段,要做好会议的宣传报道,尤其是重点追踪会议的贯彻落实情况。

追问:

会议预算超支,这是一个非常严肃的原则问题,作为办会人员,一方面要检讨为什么超支,另一方面要尽快找到超支的原因,并采取相应的措施以确保在不超支的原则下会议顺利进行。具体措施如下:

第一步是查找原因:第一,按照会议的类别查找是否超过每人每天会议的开支标准;第二,查找是否有违反节约办会精神的有关开支,如发纪念品、文件袋、滥发会议材料等;第三,工作人员是否有按与会代表标准参与住宿的情况,以及就近代表是否有参与就餐的情况;第四,新闻媒体报道采访的人数是否过多,会议期间的公费娱乐活动是否过多等。

第二步是采取措施:第一,严格按照国家规定的会议开支标准进行预算;第二,严格按照廉洁、高效的原则,按与会人数严控会议材料的发放,缩减甚至杜绝发放纪念品、文件袋等;第三,规范要求,杜绝工作人员就近住宿和就餐;第四,精减新闻报道人员,严格控制与规范会议娱乐活动开支。

如采取上述措施还不能控制超支情况,则向主要领导建议进一步优化会议流程,缩短会议时间,并在低碳、环保等方面下功夫,利用现代科技,减少纸质材料的印刷和发放。

第三步是总结经验教训:通过这次事件,应该吸取教训,在今后的会议组织、经费安排上,要精打细算,注意细节,严格按照会议组织的有关财政纪律、财政制度办会,真正打造廉洁、高效的服务型政府。